Établir une politique vélo : 7 conseils pratiques

Si vous voulez vous lancer dans le vélo de société, une politique en matière de vélos est indispensable. En effet, vous y fixez tous les accords importants entre votre organisation et le travailleur qui bénéficie du leasing. Pourquoi une politique en matière de vélos est-elle si importante et comment l'établir ? Vous le découvrirez ici.

Qu’est-ce qu’une politique en matière de vélos ?

Une politique (ou règlement) en matière de vélos est un document dans lequel l’employeur peut fixer les accords liés à l’utilisation du vélo par les travailleurs. C’est important lorsque vous vous lancez dans le leasing de vélos en tant qu’entreprise et ça l’est encore plus lorsque le coût du vélo est répercuté sur le salaire. Une politique en matière de vélos est approuvée de la même manière que le règlement de travail. Dans la plupart des cas, la signature des travailleurs individuels n’est pas nécessaire.

Pourquoi une politique en matière de vélos est-elle importante ?

Lorsque vous démarrez un leasing pour un vélo, il est important de ne pas perdre de vue le volet juridique. Vous devez régler dans une annexe au contrat de travail les éléments qui ont un impact sur le salaire du travailleur. Cependant, vous pouvez fixer de nombreux éléments dans une politique en matière de vélos.

Qu’est-ce qui figure dans une politique en matière de vélos ?

Dans une politique en matière de vélos, vous pouvez fixer les accords passés entre vous-même et le travailleur qui utilise le vélo de société par l'intermédiaire d'un leasing ou d'un achat. Par exemple :

• Trajet domicile-travail : fréquence à laquelle le travailleur se rend au travail à vélo (souvent, le minimum est de 20%).
• Que faire si le travailleur quitte l’entreprise ?
• Le montant maximum du vélo.
• Informations sur l’entretien et les réparations.
• Assurances, assistance en cas de panne, accidents, vandalisme et vol.
• Quelle indemnité le travailleur perçoit-il pour son vélo ?
• …

Vous n’avez aucune idée de ce que vous devez faire figurer exactement dans une politique en matière de vélos ? Si vous démarrez un plan en matière de vélos par l'intermédiaire de Joule, vous recevrez un modèle que vous pourrez adapter en fonction de votre entreprise.

Comment établir une politique en matière de vélos ?

Il est important d'établir une politique en matière de vélos pour l’exécution d'un plan en matière de vélos. Ces 7 conseils pratiques vous permettront déjà de commencer :

Conseil 1 : décrivez clairement quels membres du personnel ont droit à un vélo

Déterminez qui a droit à un vélo. Dans le cadre de la loi anti discrimination, il est nécessaire de définir clairement le groupe des ayant-droit. Les limites doivent être objectives et non discriminatoires.

Conseil 2 : fixez des accords pour des scénarios du pire

Afin d'éviter de futures discussions, vous pouvez établir dans votre politique en matière de vélos ce qui se passera en cas de scénario du pire. Pensez par exemple aux situations suivantes :

• Le budget du travailleur est insuffisant pour payer le vélo.
• Le travaillConseil 3 : décrivez les procédureseur est malade pendant une période prolongée.
• Le contrat de travail est suspendu.
• Le travailleur passe d’un temps plein à un temps partiel.
• Résiliation anticipée : le travailleur quitte l’entreprise avant la fin de la période de leasing.

Ainsi, par exemple, vous pouvez convenir qu’en cas d’insuffisance de budget, vous pouvez facturer les sommes manquantes au travailleur.

Si le travailleur quitte l’entreprise pendant la durée du contrat de leasing (36 mois), trois options s’offrent à vous :

1. Le travailleur achète le vélo à la valeur du marché à ce moment.
2. Le travailleur restitue le vélo, moyennant paiement de frais administratifs.
3. Le travailleur transmet le vélo en interne à un collègue.

En tant qu’employeur, vous êtes libre d'étendre ou de limiter ces possiblités.

Conseil 3 : décrivez les procédures

Décrivez les étapes que doit respecter le personnel pour bénéficier d’un plan en matière de vélo. Indiquez aussi clairement ce que couvre l’assurance et quelles exemptions s’appliquent, compensées en tout ou en partie par l’employeur. Ainsi, vous éviterez un débordement d’e-mails aux RH et des appels téléphoniques à la chaîne.

Conseil 4 : indiquez les consignes d'utilisation de la société de leasing ou du partenaire pour les vélos

La société de leasing ou le partenaire pour les vélos imposera quelques obligations concernant l’utilisation du vélo. Communiquez ces règles dans la politique en matière de vélos afin que le travailleur en soit également informé. Les accords concernant l’utilisation peuvent être, par exemple :

• prendre soin du vélo en bon père de famille ;
• déclaration de vol à la police ;
• l’obligation de fixer le vélo avec un cadenas agréé.

Conseil 5 : décrivez l’utilisation pour le trajet domicile-travail et ses conséquences

Indiquez que le travailleur doit utiliser le vélo régulièrement pour les trajets domicile-travail et contrôlez qu'il le fasse effectivement. Souvent, le travailleur doit effectuer au moins 20% des trajets domicile-travail à vélo. Sans trajet domicile-travail effectif, le vélo sera soumis à des charges.

Conseil 6 : n’oubliez pas les amendes

Comme pour une voiture de société, il est important d’indiquer que les amendes pour infraction au code de la route doivent être répercutées sur le travailleur.

Conseil 7 : déterminez l'indemnité vélo

Une indemnité vélo est une indemnité kilométrique que vous accordez, en tant qu’employeur, aux membres de votre personnel qui effectuent leurs trajets domicile-travail à vélo.

Aujourd’hui, l'indemnité vélo est obligatoire dans de nombreux secteurs. Même lorsque ce n’est pas le cas, une indemnité de ce type est une manière fiscalement intéressante d’encourager les travailleurs à adopter un mode de vie plus sain.

En tant qu’employeur, vous déterminez vous-même le montant de l’indemnité vélo. Le montant maximum exonéré (Exercice d'imposition 2023, revenus 2022) s'élève à 0,25 € par kilomètre.

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