Fietspolicy opstellen bij fietsleasing: 7 praktische tips

 

Voor wie wil starten met bedrijfsfietsen, is een fietspolicy een must-have. In een fietspolicy leg je namelijk alle belangrijke afspraken vast tussen je organisatie en de werknemer die de fiets leaset. Waarom is een fietspolicy nu precies zo belangrijk en hoe stel je er een op? Je leest het hier.

Wat is een fietspolicy?

Een fietspolicy (of fietsreglement) is een document waar de werkgever de afspraken kan vastleggen bij het gebruik van de fiets door werknemers. Dat is belangrijk wanneer je als bedrijf met fietsleasing start en des te meer wanneer de fietskost via het salaris wordt doorgerekend. De goedkeuring van een fietspolicy gebeurt op dezelfde manier als bij het arbeidsreglement. De handtekening van de individuele werknemers is in de meeste gevallen niet vereist.

Waarom is een fietspolicy belangrijk?

Bij het starten van een fietsleasing is het belangrijk om oog te hebben voor het juridische luik. Elementen die een impact hebben op het salaris van de werknemer moet je regelen in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Je kan echter heel wat zaken in een fietspolicy vastleggen.

Wat staat er in een fietspolicy?

In een fietspolicy kan je afspraken vastleggen tussen jou en de werknemer die bedrijfsfiets gebruikt via leasing of aankoop. Bijvoorbeeld:

  • Woon-werkverkeer: hoe vaak komt de werknemer met de fiets naar het werk (vaak is dat minimum 20%).
  • Wat als de werknemer het bedrijf verlaat?
  • Het maximumbedrag van de fiets.
  • Informatie over onderhoud en herstellingen.
  • Verzekeringen, pechbijstand, ongevallen, vandalisme en diefstal.
  • Hoeveel fietsvergoeding ontvangt de werknemer?

Geen idee wat er precies allemaal in een fietspolicy moet? Als je een fietsplan start via Joule ontvang je een template die je op maat van je bedrijf kan aanpassen.

Neem vrijblijvend contact op

 

Hoe stel je een fietspolicy op?

Een fietspolicy opstellen is belangrijk voor de uitvoering van een fietsplan. Met deze 7 praktische tips kan jij alvast aan de slag:

Tip 1: omschrijf helder welke personeelsleden recht hebben op een fiets

Bepaal wie recht heeft op een fiets. In het kader van anti-discriminatiewetgeving is het noodzakelijk om de groep van rechthebbenden helder te definiëren. De afbakening moet objectief zijn en mag niet discrimineren.

Tip 2: leg afspraken bij worstcasescenario’s vast

Om toekomstige discussies te vermijden, kan je in de fietspolicy vastleggen wat er gebeurt bij worstcasescenario’s. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Het budget van de werknemer is ontoereikend om de fiets te betalen.
  • De werknemer is langdurig ziek.
  • Er is een schorsing van de arbeidsovereenkomst.
  • De werknemer gaat van een voltijdse naar een deeltijdse job.
  • Vroegtijdige beëindiging: de werknemer verlaat het bedrijf voor het einde van de leaseperiode.

Zo kan je bijvoorbeeld afspreken dat je bij een ontoereikend budget het tekort kan factureren aan de werknemer.

Als de werknemer het bedrijf verlaat tijdens de duurtijd van de leaseovereenkomst (36 maand) zijn er drie opties:

  1. De werknemer koopt de fiets aan voor de marktwaarde op dat moment.
  2. De werknemer geeft de fiets terug mits betaling van een administratieve vergoeding.
  3. De werknemer geeft de fiets intern door aan een collega.

Je bent als werkgever vrij om deze mogelijkheden uit te breiden of te beperken.

Tip 3: omschrijf de procedures

Beschrijf de stappen die het personeelslid moet volgen om in een fietsplan in te tekenen . Vermeld ook duidelijk wat de verzekering dekt en welke vrijstellingen van toepassing zijn, al dan niet geheel of gedeeltelijk gecompenseerd door de werkgever. Zo vermijd je overvolle HR-mailboxen en roodgloeiende telefoons.

Tip 4: vermeld de gebruiksbepalingen van de leasingmaatschappij of fietspartner

Je leasingmaatschappij of fietspartner zal enkele verplichtingen opleggen rond het gebruik van de fiets. Communiceer deze regels in de fietspolicy zodat de werknemer hier ook van op de hoogte is. Afspraken rond gebruik kunnen bijvoorbeeld zijn:

  • de zorg voor de fiets als een goede huisvader;
  • aangifte van diefstal bij de politie;
  • de verplichting om de fiets met een gekeurd slot te bevestigen.

Tip 5: beschrijf het gebruik voor woon-werkverkeer en de gevolgen

Vermeld dat de werknemer de fiets regelmatig moet gebruiken voor woon-werkverkeer en controleer dit ook. Zo geldt er vaak dat minimum 20% van het woon-werkverkeer met de fiets moet gebruiken. Zonder daadwerkelijk woon-werkverkeer zal de fiets belast worden.

Tip 6: vergeet de boetes niet

Net zoals bij een bedrijfswagen, is het belangrijk om te vermelden dat boetes door verkeersovertredingen worden doorgerekend aan de werknemer.

Tip 7: bepaal de fietsvergoeding

Een fietsvergoeding is een kilometervergoeding die je als werkgever toekent aan je personeelsleden die hun woon-werkverplaatsingen met de fiets doen.

Ondertussen in de fietsvergoeding in veel sectoren verplicht. Zelfs wanneer dat niet het geval is, is zo’n vergoeding een fiscaal interessante manier om de werknemers te stimuleren om gezonder te gaan leven.

Je bepaalt als werkgever zelf hoeveel het bedrag van de fietsvergoeding bedraagt. Het maximum vrijgestelde bedrag (Aanslagjaar 2023, inkomsten 2022) bedraagt €0,25 euro per kilometer.

Contacteer ons voor meer informatie

Heb je vragen bij het opstellen van een fietspolicy? Of wil je graag meer informatie over het opstarten van fietsleasing in je bedrijf? We beantwoorden graag je vragen in een vrijblijvend gesprek.

SHARE

Heb je vragen? We beantwoorden ze graag.