Fietsleaseplan voor je organisatie in 3 stappen

16 november 2023 | 2 min read

Overheden Werkgever

De dagen worden korter, het weer kouder en de wegen natter. En toch zijn er binnen jouw organisatie helden die dagelijks met trots een fluohesje draperen over hun schouders, waterdichte regenschoenen vastknopen en op de fiets springen naar het werk.

Ze raken sneller thuis, hebben meer bewogen, minder CO₂ uitgestoten en alweer 9m² vrijgemaakt op de wegen. Winnaars.

Wil je de komende maanden het k-way peloton uitbreiden binnen jouw organisatie? Heb je al eens aan fietsleasing gedacht?

Te complex? Neen hoor, we fietsen (sorry, die gebruiken we echt veel) je even door de drie stappen.

Stap 1: Bepaal de voornaamste pilaren van het fietsleaseplan: wie, hoe en wanneer

Het succes van fietsleasing heeft niet uitsluitend te maken met de groene insteek. Een fietsleasing via de werkgever is ook financieel voordelig. Als je de fiets aanbiedt via brutoloonruil kan je als werkgever een kostenneutrale stimulus geven Terwijl de werknemer tot 60% bespaart. Win-win. Maar helaas is een brutoloonruil niet altijd mogelijk, met name wanneer medewerkers op barema betaald worden.

Actie 1 is dus even aankloppen bij je sociaal secretariaat en kijken of je een loonruil voor (een deel van) je medewerkers kan faciliteren:

Wie: Analyseer of een brutoloonruil voor de medewerkers mogelijk is. Beslis daarna voor wie je het fietsplan toegankelijk maakt en of andere voorwaarden wenselijk zijn (bijvoorbeeld anciënniteit).
Hoe: Beslis via welk looncomponent (maandelijkse salaris, bonus, eindejaarspremie, enz.) je de loonruil voor de fietsleasing wil uitvoeren en maak afspraken rond de payrollverwerking met je sociaal secretariaat.
Wanneer: beslis wanneer je de fietsleasing wil opstarten en of je bestellingen permanent of slechts occasioneel wenst mogelijk te maken. Zijn er bepaalde evenementen die je wil gebruiken om het plan te lanceren?

Stap 2: Maak een fietspolicy op

Goede afspraken maken goede collega’s. Een fietspolicy vat de voornaamste rechten en plichten van de medewerkers in het kader van de fietsleasing samen. Tips & Tricks:

Verwerk stap 1 in de fietspolicy: wie, hoe, wanneer
Aanbod: kunnen alle fietsen gekozen worden of slechts een aantal voorgestelde fietsen?
Goede huisvader/huismoederprincipe: gij zult de fiets niet slecht behandelen!
Gebruik voor woon-werkverkeer: fietsleasing geniet enkele (para)fiscale voordelen maar daar staat wat tegenover. De fiets daadwerkelijk gebruiken voor het woon-werkverkeer is één van de plichten van de werknemer. Liefst 20% van alle woon-werkverplaatsingen.
De wegcode is er om ze te respecteren en boetes zijn voor de eigen portefeuille.
Vroegtijdig stoppen met de fietsleasing (doordat de werknemer de fiets verlaat) kan, maar dan moet de werknemer de fiets overkopen of teruggeven en geldt een administratieve vergoeding.

Tip:

Joule kan je helpen bij het opstellen van de fietspolicy. We hebben er zelfs een blog aan gewijd!

Stap 3: Een fietscultuur installeren

Stap 1 & 2 goed doorgekomen? Prima. Dan hoef je enkel nog het fietsplan te activeren. En fietsplannen activeren zit in het DNA van Joule.

Enkele tips:

Informeer: neem de tijd om het fietsplan en de fietspolicy uit te leggen. Joule organiseert infosessies (online of offline).
Gebruik de tools van Joule: ze zorgen ervoor dat de medewerkers zelf gemakkelijk op pad kunnen.
Activeer: zet de mensen op de fiets. De snelste manier om te enthousiasmeren is door zelf op de fiets springen. Joule organiseert met plezier enkele testdagen.
Engageer: betrek je medewerkers in de opzet van het fietsplan en de activiteiten errond. Stel gerust een aantal ambassadeurs aan.
Doe het opnieuw: heractiveer je fietsplan geregeld. Je zal early adaptors hebben, maar ook tragere autovrienden die door herhaling helemaal overstag gaan.

We got your back (and bike)!

Wellicht hebben we nog één stap vergeten bij aanvang van het proces. Contacteer Joule. Een beetje schaamteloze zelfreclame, dat klopt. Maar we loodsen je er met plezier door en begeleiden je bij elke keuze. Of je nu een KMO of NV bent, privé of publiek.