Comment démarrer un plan en matière de vélos au travail ?

Situation : vous avez lu récemment un article intéressant sur le vélo de société qui vous a énormément inspiré. Mieux encore : vous avez pris un café avec un ami qui est arrivé sur un vélo électrique tout neuf et qui ne pouvait pas cacher son enthousiasme. Pour résumer : vous avez très envie d’introduire le vélo de société dans votre organisation professionnelle. Comment démarrer ?

Étape 1 : Quelle est la fonction du vélo de société ?

La toute première question que vous devez vous poser est très simple : à quelles fins voulez-vous utiliser le vélo de société au sein de l'organisation ?

• Trajet domicile-travail: vous voulez mettre le vélo de société à disposition pour les trajets domicile-travail de vos collaborateurs ? Dans ce cas, vous pouvez opter pour un « vélo sur salaire » (un vélo financé par l’intermédiaire du salaire des collaborateurs) ou vous pouvez organiser un achat groupé.
• Trajets professionnels : vous voulez utiliser le vélo de société pour les activités professionnelles ? Dans ce cas, vous pouvez mettre le vélo à disposition en tant que vélo d'équipe. Vous pouvez peut-être utiliser vous-même un vélo cargo pour créer un peu plus de volume de chargement.

Fonction trajet domicile-travail

Actuellement, le « vélo sur salaire » est particulièrement populaire. Dans le cas d'un vélo sur salaire, le coût du vélo est financé par l’intermédiaire d’un échange de salaire brut. Grâce aux avantages (para)fiscaux, le vélo net est plus avantageux qu'un achat privé pour le collaborateur et il est neutre en termes de coût pour l’employeur.

Un échange de salaire brut est parfois impossible en raison de mesures sectorielles globales comme une rémunération barémique ou un salaire statutaire. Dans ce cas, les mesures (para)fiscales ne s’appliquent pas et un achat groupé peut s’avérer plus intéressant.

Un achat groupé est une formule avantageuse combinée à un entretien gratuit et à des accessoires éventuels. Ce modèle est réglé par l’entreprise ou le service public mais il s’agit d'un achat privé. Le collaborateur achète donc le pack directement.

Les deux vélos peuvent également être utilisés à des fins personnelles.

Vous trouverez plus d'informations sur les avantages (para)fiscaux du vélo de société dans notre « Guide financier du vélo ».

Fonction trajets professionnels

Vous voulez utiliser le vélo de société pendant les heures de travail ? Dans ce cas, un vélo d'équipe ou un vélo cargo est la solution. Là encore, des avantages fiscaux et fonctionnels évidents s’appliquent.

L'utilisation de ces vélos est limitée aux déplacements pour des activités professionnelles ou à des déplacements domicile-travail. Vous ne pouvez donc pas utiliser le vélo pour des déplacements personnels si vous voulez bénéficier de la déduction de TVA.

Étape 2 : Quelle formule choisir ?

Vous avez fait votre choix. Super ! L'étape 2 est très simple. Comment voulez-vous acquérir le vélo de société : au moyen d'un leasing ou d'un achat ?

• Leasing vélo : vous louez le vélo pour 36 mois avec un certain nombre de services comme un entretien annuel, une assurance omnium sinistre et vol et une formule d’assistance en cas de panne. Vous pouvez comparer cette formule à des vacances tout-inclus : tout est compris.
• Achat de vélo : vous achetez le vélo et vous choisissez quelques services supplémentaires en option à la carte. Il s’agit donc d'un « bed & breakfast » amélioré.

Chaque entreprise a sa singularité et peut donc avoir des préférences différentes. Si vous disposez d'une solide trésorerie, vous préférerez généralement l’achat d'un vélo à un leasing opérationnel. Les organisations qui veulent proposer des vélos sur salaire choisiront peut-être plutôt un forfait de leasing. En effet, les services supplémentaires peuvent également faire bénéficier de l’avantage (para)fiscal.

Étape 3 : Start-to-bike

Il ne vous reste plus qu’à choisir le fournisseur des vélos et à démarrer le plan.

Plan en matière de vélos

L’intensité de l'établissement d'un plan en matière de vélos varie selon la fonction de ceux-ci et selon l’intégration ou non du plan à une politique de mobilité plus vaste. La mise sur pieds de vélos sur salaire exige plus d’organisation que l’achat d'un vélo cargo.

Concrètement, certains éléments peuvent être examinés à la loupe dans le cadre d'un plan en matière de vélos. Chez Joule, nous nous faisons un plaisir de vous aider dans les différentes dimensions du plan :

• Administration : l'établissement et la conclusion d’accords avec un fournisseur de vélos, la communication avec le secrétariat social, l'établissement d'une politique en matière de vélos
• Communication : enquête et présentation de travailleurs, journées de test, sessions de conseils et éventuelles formations concernant les vélos
• Processus de commande : cycle de commande, approbation et livraison
• Permanence : Que se passe-t-il en cas de panne, d’entretien et de réparation ?
• Personnalisation : employer branding au moyen de la personnalisation d’accessoires, voire de vélos.

Fournisseur de vélos

D’accord, nous ne sommes pas totalement neutres sur le sujet. Mais soyons honnêtes : nos clients trouvent nos services et notre encadrement du plan en matière de vélos tout simplement excellents.

Joule est un fabricant de vélos B2B. Cela signifie que nous proposons des vélos de société (vélos sur salaire, vélos cargo, vélos d’équipe, achat groupé) incluant une prestation de services complète (entretien, réparation et garantie). Nous travaillons en tant que distributeur de 12 marques et nous proposons un service d’entretien sur le lieu de travail. Pour les entreprises et les autres organisations. De l’entreprise unipersonnelle à la SA.

Il s’agit donc d’un one-stop-bike-shop.